Er staat een bedrijf naast je ERP. Niet officieel, maar wel duidelijk: een verzameling Excel-bestanden die de gaten dichten die het systeem laat vallen. De THT-lijst, het marge-overzicht per partij, de planning op het whiteboard-tabblad, de contractposities, de keuringsregistraties. Iemand in je bedrijf zag ooit een gat, en dichtte het.
Dat is geen achterstand, dat is vakmanschap. En precies daarom mag je er niet zomaar overheen rijden bij een ERP-vervanging. Onder die lijstjes zit jaren werkkennis. Dit stappenplan helpt je inventariseren wat waarde heeft (meenemen) en wat alleen knip-en-plakwerk is (mag vervallen). Toepasbaar ongeacht welk ERP je kiest.
Een Excel naast het systeem ontstaat altijd op één van drie manieren. Begrijpen welke, helpt om te bepalen wat je ermee doet:
Type één neem je mee. Type twee bouw je beter in, anders bouwt iemand hem na in het nieuwe systeem. Type drie kun je laten verdwijnen, maar pas nadat je hebt gecheckt of het echt niemand mist.
Voor de meeste bedrijven is het aantal Excels groter dan ze denken. Een grondige inventarisatie vraagt twee weken, met een kort interview op elke afdeling. Drie vragen per gesprek:
Verzamel ze in een eenvoudige tabel: naam van de Excel, eigenaar, frequentie, waar de data vandaan komt, wat het besluit is dat erop genomen wordt. Bewaar ook screenshots van een werkende versie. Dat heb je bij de inrichting van je nieuwe systeem nodig.
Met de tabel uit stap 1 maak je drie groepen. De grenzen zijn niet altijd scherp, maar de richting is duidelijk:
Een goede leverancier loopt deze indeling met je door. Een mindere leverancier wil het lijstje niet zien en belooft "we zien wel hoe het loopt". Dat laatste is een rode vlag.
De lijsten uit de "meenemen"-stapel zijn eigenlijk je eisen-pakket voor het nieuwe systeem. Niet als feature-lijst, maar als concrete vragen die je aan elke leverancier stelt:
Dit is ook waar je merkt of een leverancier echt naar jouw werk wil kijken, of dat hij liever een standaard-presentatie geeft. Een eerlijke partij vraagt om de Excels, een minder eerlijke wuift ze weg.
In de overstap is de schil het kwetsbaarste onderdeel. Het oude systeem en zijn Excels werken nog steeds, en de meeste mensen blijven daar uit gewoonte naartoe trekken zolang ze kunnen. Een paar werkbare regels:
Reken op een paar maanden van overlap. In die periode bestaan beide systemen, en de Excels nog. Maar als je consistent bent, verschuift het zwaartepunt vanzelf. Een Excel die niemand meer bijwerkt, sterft een natuurlijke dood.
Er zal altijd een uitzonderlijke vraag zijn die een rekenblad het beste oplost. Een ad-hoc analyse, een eenmalig rapport voor een specifieke klant, een berekening die je twee keer per jaar maakt. Dat is geen falen van het systeem, dat is wat Excel goed is.
Het verschil is dat zo'n bestand niet langer een tweede waarheid is. Het haalt zijn data uit één systeem, het bestaat tijdelijk, en het verdwijnt als de vraag beantwoord is. Niemand baseert zijn dagprijs op een Excel die ergens op een schijf leeft. De voorraadstand is overal hetzelfde, ook als iemand er ad hoc op rekent.
Dat is het verschil tussen een schil en een rekenblad. De schil is gegroeid omdat het systeem niet meekon. Een rekenblad is een tijdelijk hulpmiddel naast een systeem dat wel meekan. Het eerste is een symptoom, het tweede is gezond.
Sector-fit, datavrijheid, totaalkosten en migratie. Welke vragen stel je voordat je tekent?
Traceability · 6 minHoe het bewijs voor je audit als bijproduct van het normale werk ontstaat in plaats van als tweede administratie.
Wil je een eerlijke check op jouw Excel-schil? In een korte intake van 10 minuten lopen we samen de belangrijkste door. Daarna volgt een demo van een uur op jouw processen.
Demo aanvragen →